Modul · pro Organisation einschalten
Enclessa Personen führt Personalakten — auch für Personen, die sich nie anmelden — neben einer Organisationsstruktur aus Einheiten, Stellen, Standorten und Kostenstellen. Beschäftigung, Stelle und Berichtslinie werden als stichtagsbezogene Zeiträume gespeichert, nicht als Spalten, die überschrieben werden; die Frage „Wer hat im letzten März an wen berichtet?“ ist deshalb ein Nachschlagen und kein Streit. Onboarding und Offboarding sind Abläufe, die tatsächlich in Konten, Teams, Boards und Zeiterfassung eingreifen, statt eine Checkliste zu erzeugen, die jemand von Hand abarbeiten muss.
Aktualisiert
- Verfügbarkeit
- Modul, standardmäßig aus
- Akten
- Beschäftigte mit oder ohne Login
- Struktur
- Einheiten, Stellen, Standorte, Kostenstellen, offene Stellen
- Historie
- Stichtagsbezogen, nur fortschreibend
- Dokumente
- Versioniert, mit Kenntnisnahme, Download protokolliert
- Zugriff
- Berechtigungen pro Feld über sieben Rollen
Warum Historie als Zeiträume statt als Felder?
Weil eine Personalakte eine Zeitleiste ist, und ein System, das die aktuelle Stelle überschreibt, zum letzten Jahr nichts mehr beantworten kann. Beschäftigung, Stelle und Vorgesetzte sind nur fortgeschriebene, stichtagsbezogene Zeiträume; das Organigramm lässt sich daher für jedes Datum so darstellen, wie es damals war, und eine Korrektur ist ein neuer Zeitraum statt einer stillen Änderung.
- Beschäftigung, Stelle und Vorgesetzte als stichtagsbezogene Zeiträume
- Ein Organigramm, das offene Stellen kennt und unbesetzte Positionen zeigt
- Korrekturen fügen einen Zeitraum hinzu; nichts wird überschrieben
Wer sieht was?
Berechtigungen pro Feld über sieben Rollen, aufgelöst je Feld statt je Ansicht. Eine Führungskraft sieht ihre Leute, ohne deren Gehalt zu sehen. Ein Administrator sieht die Struktur, ohne automatisch die Dokumente zu sehen. Jeder Download eines Dokuments wird mit Person und Zeitpunkt ins Audit-Log geschrieben.
- Auflösung pro Feld, nicht Sichtbarkeit pro Seite
- Eine Führungskraft sieht ihre Leute, nicht deren Vergütung
- Protokollierter Dokument-Download
- Änderungsanträge im Self-Service, die zur Freigabe weitergeleitet werden
Was tun Onboarding und Offboarding?
Sie handeln. Ein Onboarding-Ablauf legt das Konto an, fügt die Person den richtigen Teams und Kanälen hinzu, gibt ihr die Boards, die sie braucht, und schaltet ihre Zeiterfassung ein; das Offboarding macht das in der richtigen Reihenfolge rückgängig und übergibt, was übergeben werden muss. Der Ablauf ist das, was geschieht, kein Dokument darüber, woran jemand denken sollte.
- Bereitstellung von Konto, Team, Kanal, Board und Zeiterfassung
- Offboarding, das in der richtigen Reihenfolge entzieht und Arbeit übergibt
- Dokumentkategorien mit Versionen und verpflichtender Kenntnisnahme
Wie geht es mit Datenschutzpflichten um?
Aufbewahrungsregeln und Legal Holds sind fest eingebaut: Ein Legal Hold verweigert eine Löschung und nennt sich dabei selbst — so löscht niemand etwas, das aufbewahrt werden musste, und niemand bewahrt etwas auf, das gelöscht werden musste, ohne zu wissen, warum. Datenexporte für Betroffene sind ein unterstützter Vorgang und keine Datenbankabfrage, die jemand unter Druck schreibt.
- Aufbewahrungsregeln und Legal Holds, die ihren eigenen Grund nennen
- Datenexport für Betroffene als unterstützter Vorgang
- Berichte und Exporte für alle, die Zahlen brauchen
Was es nicht tut
Hier gesagt, statt nach der Anmeldung entdeckt.
- Personen ist aus, bis ein Betreiber das Modul für die Organisation aktiviert.
- Es gibt keine Lohnabrechnung. Enclessa hält die Daten, die die Lohnabrechnung braucht, und berechnet oder zahlt niemandem etwas.
- Es gibt kein Recruiting und keine Bewerberverwaltung, keine Zyklen für Mitarbeitergespräche und kein Lernmanagement. Nichts davon gehört zum Umfang.
- Die Einführung eines Personalsystems ist Entscheidung und Verantwortung des Arbeitgebers. Wo ein Betriebsrat besteht, unterliegt Software, mit der sich Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen lassen, in der Regel seiner Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und vor dem Start kann eine Betriebsvereinbarung nötig sein. Enclessa ist das Werkzeug; diese Beurteilung nimmt es Ihnen nicht ab.
Verwandte Funktionen
Wo das im Einsatz ist
Fragen
- Ja, als optionales Modul namens Personen. Es führt Personalakten, eine Organisationsstruktur aus Einheiten und Stellen, eine stichtagsbezogene Beschäftigungshistorie, verwaltete Dokumente mit Kenntnisnahme, Änderungsanträge im Self-Service sowie Abläufe für Onboarding und Offboarding.
- Nein. Enclessa Personen hält die Stammdaten und Zeitdaten, auf die die Lohnabrechnung angewiesen ist, und exportiert sie, berechnet aber keine Löhne und leistet keine Zahlungen.
- Nicht, solange die Organisation genau dieses Feld nicht freigibt. Berechtigungen in Enclessa Personen werden pro Feld über sieben Rollen aufgelöst, sodass eine Führungskraft die Akten ihrer Leute ohne deren Vergütung erhalten kann.
- Ja. Eine Personalakte existiert unabhängig von einem Login; auch Freiberufliche, Außendienst und alle anderen, die sich nie anmelden, haben eine Personalakte und einen Eintrag im Organigramm.
Legen Sie in ein paar Minuten einen Workspace an. Er gehört Ihnen, erreichbar unter your-team.enclessa.app, betrieben in der Europäischen Union, mit Ende-zu-Ende-verschlüsselten Direktnachrichten ab der ersten.