Anwendungsfall · Personal
Enclessa arbeitet neue Kolleginnen und Kollegen aus einem einzigen Personaldatensatz ein: Das Anlegen des Datensatzes stellt das Konto bereit, fügt die Person den Teams und Kanälen hinzu, die sich aus ihrer Rolle ergeben, gibt ihr die Boards, auf denen sie arbeitet, und startet ihren Arbeitszeitplan. Dokumente, die gelesen werden müssen, werden mit Lesebestätigung ausgegeben und ihre Downloads protokolliert; Beschäftigung und Berichtslinie werden als datierte Zeiträume gespeichert statt als Felder, die überschrieben werden; und das Offboarding entzieht dieselben Dinge in festgelegter Reihenfolge statt aus dem Gedächtnis.
Aktualisiert
Jemand fängt am Ersten des Monats an. Bis dahin muss ein Konto existieren, die Person muss in den richtigen Teams und Kanälen sein, sie braucht die Boards, auf denen ihre Arbeit liegt, einen Arbeitszeitplan und einen Urlaubsanspruch, einen Vertrag und eine Handvoll Richtlinien, deren Kenntnisnahme sie bestätigen muss, und eine Vorgesetztenbeziehung, auf die sich die Lohnabrechnung und alle anderen einigen können.
Ein Dokument listet zwanzig Schritte über sechs Produkte auf. Das funktioniert, solange die Person, die es geschrieben hat, da ist und aufpasst — und es scheitert stillschweigend, sobald jemand zu einem Starttermin im Urlaub ist.
Ein Chat-Konto, ein HR-Datensatz, ein Platz im Projektwerkzeug und eine Zeile in der Lohnabrechnung, die nichts voneinander wissen, alle von Hand synchron gehalten werden müssen — und von denen eines noch ein Jahr nach dem Austritt aktiv sein wird.
Das Handbuch wurde per E-Mail verschickt. Ob es geöffnet wurde, von wem und in welcher Fassung, kann die E-Mail nicht beantworten — und genau diese Frage wird später gestellt.
Wechselt jemand das Team, ändert sich das Feld. Die Frage „Wem hat diese Person im vergangenen März berichtet?“ hat dann keine Antwort mehr, der jemand traut — und das zählt bei Freigaben, bei Prüfungen und bei Streitfragen.
Legen Sie den Personaldatensatz mit Organisationseinheit, Position, Standort und Eintrittsdatum an. Ein Datensatz setzt keine Anmeldung voraus. Wer nächsten Monat anfängt oder die Plattform nie selbst nutzen wird, ist also trotzdem eine vollwertige Person im Organigramm und kein Platzhalter.
Starten Sie das Onboarding aus dem Datensatz. Es legt das Konto an, fügt die Person den Teams, Kanälen und Boards hinzu, die sich aus ihrer Position ergeben, und startet ihre Zeiterfassung — statt eine Liste zu erzeugen, die ein Mensch abarbeiten muss. Was gewährt wird, ergibt sich aus demselben Berechtigungsmodell, das für alle anderen gilt.
Geben Sie der Person einen Arbeitszeitplan mit den richtigen Stunden und dem richtigen Feiertagskalender und eröffnen Sie ihren Urlaubsanspruch als Konto. Anwesenheit und Projektzeit werden vom ersten Tag an getrennt erfasst, sodass der erste Monat an Stunden verwertbar ist und keine Schätzung.
Legen Sie Vertrag, Handbuch und Richtlinien in den passenden Dokumentkategorien mit den jeweils geltenden Fassungen ab. Bei Dokumenten mit Pflicht zur Lesebestätigung wird festgehalten, wer welche Fassung wann bestätigt hat, und jeder Download wird einzeln protokolliert.
Die Kanäle, denen sie hinzugefügt wurde, sind die, die ihr Team bereits nutzt — der Verlauf steht also zum Nachlesen bereit, statt ihr weitergeleitet zu werden. Boards zeigen, was gerade läuft, und weil eine Karte auf das Gespräch verweist, aus dem sie entstanden ist, ist die Begründung einen Klick entfernt.
Das Offboarding entzieht Zugänge in festgelegter Reihenfolge und übergibt die Arbeit, statt sie verwaisen zu lassen, und das Beschäftigungsverhältnis wird als datierter Zeitraum abgeschlossen. Niemand muss an etwas denken, und nichts bleibt eingeschaltet, nur weil es auf einer anderen Liste stand.
Der vollständige Ablauf braucht das Modul Personen im Business-Tarif und nutzt für Arbeitszeitpläne und Urlaubsanspruch das Modul Zeiterfassung im selben Tarif. In niedrigeren Tarifen können Sie jemanden weiterhin von Hand den richtigen Teams und Kanälen hinzufügen — was fehlt, ist der Datensatz, der das steuert, und der Audit-Trail, der belegt, dass es geschehen ist.
Tarife vergleichenHier gesagt, statt nach der Anmeldung entdeckt.
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