Zeit wird erinnert, nicht erfasst
Stundenzettel werden am letzten Nachmittag des Monats aus einem Kalender und einer vagen Vorstellung der vergangenen vier Wochen ausgefüllt. Die Zahlen sind vertretbar statt genau, und alle Beteiligten wissen das.
Anwendungsfall · Dienstleistung
Enclessa führt Kundenarbeit als einen Kanal je Kunde, ein Board für das, was zu tun ist, und Projektzeit, die während der Arbeit darauf erfasst wird. Projektzeit wird getrennt von der Anwesenheit geführt, weil acht Stunden am Schreibtisch und sieben Stunden vierzig auf Projekten der Normalfall sind und kein Fehler, und Zeit kann an die Board-Karte gehängt werden, für die sie anfiel. Stundenzettel werden eingereicht, freigegeben und dann für den Zeitraum gesperrt, und die Zahlen kommen als Export für die Rechnungsstellung heraus.
Aktualisiert
- Struktur
- Ein Team für die Umsetzung, ein Kanal je Kunde, ein Board je Arbeitsstrang
- Zeit
- Projektzeit getrennt von der Anwesenheit erfasst
- Zuordnung
- Stunden können auf die Board-Karte verweisen, für die sie anfielen
- Freigabe
- Eingereicht, freigegeben, dann für den Zeitraum gesperrt
- Ausgabe
- Asynchrone Exporte für Rechnungsstellung und Lohnabrechnung
- Voraussetzung
- Die Module Zeiterfassung und Aufgabenboards — der Business-Tarif
Die Ausgangslage
Die Organisation verkauft Stunden. Welche Stunden, für welchen Kunden und woran, entscheidet sowohl über die Rechnung als auch darüber, ob sich der Auftrag gelohnt hat. Das Gespräch mit dem Kunden, die geleistete Arbeit und die Aufzeichnung der dafür aufgewendeten Zeit sind drei Dinge, die am Monatsende übereinstimmen müssen — und es meistens nicht tun.
Was schiefgeht, wenn das über vier Produkte verteilt ist
Anwesenheit und Projektzeit werden vermischt
Ein System, das Arbeitszeit mit Projektzeit gleichsetzt, zwingt die Leute, entweder die Projektsumme aufzublähen oder eine Abweichung zu erklären, die nie ein Problem war.
Die Kommunikation mit dem Kunden läuft per E-Mail
Die Freigabe, die den Umfang geändert hat, liegt im Postfach von irgendwem. Wird die Rechnung infrage gestellt, dauert es länger, sie zu finden, als die Arbeit, die sie freigegeben hat.
Freigegebene Zahlen ändern sich weiter
Ein Stundenzettel, der nach der Freigabe noch bearbeitet werden kann, ist keine Freigabe. Korrekturen, die das Original überschreiben, lassen nichts übrig, was zeigt, was abgezeichnet und was danach geändert wurde.
Wie Enclessa damit umgeht
Jedem Kunden einen Kanal und jedem Auftrag ein Board geben
Bündeln Sie die Umsetzung in einem Team, geben Sie jedem Kunden darin einen Kanal, und halten Sie die Seitenleiste mit Kategorien lesbar, während die Kundenliste wächst. Ein Board gehört zum Team und übernimmt dessen Rollen — niemand verwaltet ein zweites Berechtigungsmodell neben dem ersten.
Die Entscheidungen im Kanal bei der Arbeit halten
Umfangsänderungen, Freigaben und Fragen stehen im Kanal des Kunden. Eine Board-Karte verweist auf Kanal und Nachricht, aus denen die Arbeit entstanden ist. Der Grund für eine Aufgabe ist also einen Klick von der Aufgabe entfernt und nicht in einem Archiv.
Projektzeit erfassen, während die Arbeit passiert
Projektzeit wird auf das Projekt erfasst und kann an die Board-Karte gehängt werden, für die sie anfiel — über eine stabile Referenz statt über einen Fremdschlüssel, sodass die Stunden eine Umorganisation der Karte überstehen. Die Anwesenheit wird getrennt erfasst, weil es zwei verschiedene Fragen sind.
Einreichen, freigeben und den Zeitraum sperren
Ein Stundenzettel wird von der Person eingereicht, von ihrer Führungskraft freigegeben, und dann wird der Zeitraum gesperrt. Eine spätere Korrektur behält das Original, statt es zu überschreiben, sodass das Freigegebene neben der Änderung sichtbar bleibt.
Die Zahlen für die Rechnungsstellung exportieren
Auswertungen und Exporte laufen asynchron und liefern die Zahlen, die die Buchhaltung je Projekt, je Kunde und je Person braucht. Die Rechnung entsteht aus erfassten Stunden statt aus einer Rekonstruktion davon.
Welcher Tarif dafür nötig ist
Aufgabenboards gibt es ab dem Team-Tarif, die Zeiterfassung im Business-Tarif. Der Nachrichtenteil — ein Team, ein Kanal je Kunde und das Gespräch an einem Ort — funktioniert in jedem Tarif, auch im Free-Tarif bis zehn Personen.
Tarife vergleichenWas das nicht leistet
Hier gesagt, statt nach der Anmeldung entdeckt.
- Es gibt keine Rechnungsstellung. Enclessa liefert die Stunden und die Exporte; die Rechnung wird woanders gestellt.
- Es gibt keine Stundensätze, Margen, Budgets oder Rentabilitätsauswertungen. Erfasste Zeit wird hier nicht in Geld umgerechnet.
- Es gibt kein Kundenportal. Einen Kunden in einen Kanal zu holen heißt, ihm ein Konto mit Gastrolle zu geben; der Einladungsablauf für externe Gäste — ein Gast über mehrere Kanäle mit eingeschränkter Sichtbarkeit — ist noch nicht gebaut.
- Zeiterfassung und Personen sind Module, ausgeschaltet, bis ein Betreiber sie einschaltet, und nicht in den Tarifen Free oder Starter enthalten.
- Es gibt keine Ressourcenplanung und keine Prognose: keine Kapazitätsansicht, keine Auslastungsziele und kein Besetzungsmodell.
Wo die Einzelheiten stehen
Fragen
- Ja. Projektzeit wird auf das Projekt erfasst und kann an die Board-Karte gehängt werden, für die sie anfiel. Sie wird getrennt von der Anwesenheit geführt, sodass die beiden Summen nicht übereinstimmen müssen.
- Weil sie verschiedene Fragen beantworten und selten übereinstimmen. Acht Stunden bei der Arbeit und sieben Stunden vierzig auf Projekten sind der Normalfall, und ein System, das den Unterschied als Fehler behandelt, bringt Leute dazu, eine der beiden Zahlen zu schönen.
- Ein Zeitraum kann nach der Freigabe gesperrt werden, und eine Korrektur behält das Original, statt es zu überschreiben. Was freigegeben wurde, bleibt neben dem sichtbar, was danach geändert wurde.
- Nein. Enclessa erfasst die Stunden und exportiert sie für Rechnungsstellung und Lohnabrechnung. Es gibt keine Rechnungsstellung, keine Stundensätze und keine Rentabilitätsauswertung.
- Nur, indem Sie ihm ein Konto mit Gastrolle in diesem Kanal geben. Damit kann er lesen, schreiben, reagieren und an Anrufen teilnehmen. Ein vollständiges Gasterlebnis für Externe — ein Einladungsablauf mit eingeschränkter Sichtbarkeit über mehrere Kanäle — ist noch nicht gebaut.
Legen Sie in ein paar Minuten einen Workspace an. Er gehört Ihnen, erreichbar unter your-team.enclessa.app, betrieben in der Europäischen Union, mit Ende-zu-Ende-verschlüsselten Direktnachrichten ab der ersten.