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Anwendungsfall · Datenschutz

Was wir herausgeben können, und was niemand kann

Enclessa beantwortet ein Ersuchen einer betroffenen Person aus zwei Quellen: Das Modul Personen erzeugt einen Betroffenen-Export des Personaldatensatzes einer Person, asynchron erstellt, mit Prüfsumme und ablaufendem Link; und der Export der gesamten Organisation liefert alles, was die Plattform hält, in offenen Formaten, mit einem Manifest, das jede Tabelle und ihre Zeilenzahl nennt. Ende-zu-Ende-verschlüsselte Direktnachrichten sind die Ausnahme und der ehrliche Teil der Antwort — der Server hält Chiffretext und kann ihren Inhalt für niemanden herausgeben, auch nicht für uns.

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Aktualisiert

Je Person
Ein Betroffenen-Export aus dem Modul Personen
Gesamte Organisation
Ein vollständiger Export in offenen Formaten, mit Manifest
Bereitstellung
Asynchron erzeugt, über einen ablaufenden Link heruntergeladen
Verschlüsselte Räume
Serverseitig von niemandem herauszugeben
Löschung
Abgelehnt unter Nennung der Regel, wenn eine Sperre greift
Voraussetzung
Personen für den Export je Person — der Business-Tarif

Die Ausgangslage

Jemand hat gefragt, welche personenbezogenen Daten Sie über ihn gespeichert haben, und es läuft eine Frist. Die Antwort muss vollständig genug sein, um ehrlich zu sein, und präzise genug, um nützlich zu sein — und sie muss eine Plattform für Zusammenarbeit abdecken, die einen Personaldatensatz, ein paar Jahre Nachrichten, einige hochgeladene Dateien und ein Audit-Log enthält.

Was schiefgeht, wenn das über vier Produkte verteilt ist

  • Die Daten verteilen sich auf Produkte, die nicht zueinander passen

    Ein HR-System, ein Chat-Produkt, ein Dateispeicher und ein Projektwerkzeug halten jeweils einen Teil der Antwort in einer anderen Form, und sie zu einer Antwort zusammenzuführen ist Handarbeit unter Zeitdruck.

  • Export heißt, was immer der Anbieter darunter versteht

    Ein Download, der als undokumentiertes Archiv ohne Angabe seines Inhalts ankommt, lässt sich nicht auf Vollständigkeit prüfen — genau das aber wollen die anfragende Person und die Aufsichtsbehörde.

  • Niemand weiß, was die Verschlüsselung für das Ersuchen bedeutet

    Wenn manche Räume Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, muss jemand klar sagen können, was das für die Antwort bedeutet und was nicht — bevor das Ersuchen eintrifft, nicht währenddessen.

  • Löschung und Aufbewahrung ziehen in entgegengesetzte Richtungen

    Manche Datensätze müssen bleiben, andere müssen weg. Eine Plattform, die nur alles für immer behalten kann, verfehlt die erste Pflicht genauso zuverlässig wie eine, die alles löscht, die zweite.

Wie Enclessa damit umgeht

  1. Klären, welchen der beiden Exporte Sie brauchen

    Fragt eine beschäftigte Person nach ihren Personaldaten, erzeugt das Modul Personen einen Betroffenen-Export ihres Datensatzes — Identität, Beschäftigung und alles Weitere, was das Modul über sie hält. Für alles Darüberhinausgehende deckt der Organisationsexport ab, was die Plattform über den gesamten Mandanten hält.

  2. Den Export ausführen und das Manifest prüfen

    Exporte werden asynchron erzeugt und über einen signierten, ablaufenden Link mit Prüfsumme bereitgestellt. Der Organisationsexport enthält ein Manifest, das jede Tabelle und ihre Zeilenzahl nennt, und ebenso, was bewusst zurückgehalten wurde und warum — Vollständigkeit lässt sich also prüfen, statt sie anzunehmen.

  3. Klar sagen, was die verschlüsselten Räume enthalten und warum sie fehlen

    Direktnachrichten und Gruppen-Direktnachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; der Server hält Chiffretext und kann ihren Inhalt nicht herausgeben. Das ist eine Eigenschaft des Produkts und keine Weigerung, und die anfragende Person kann ihre eigene Kopie von ihrem eigenen Gerät erstellen, wo der Klartext tatsächlich liegt.

  4. Prüfen, ob eine Sperre die Löschung verhindert, bevor Sie eine zusagen

    Geht es um Löschung statt Auskunft, können Aufbewahrungskategorien und Legal Holds verlangen, dass der Datensatz bleibt. Eine blockierte Löschung wird als Ganzes abgelehnt und nennt die Regel, die sie blockiert hat — statt teilweise zu gelingen und niemanden sagen zu lassen, was übrig bleibt.

  5. Den Nachweis dessen behalten, was Sie getan haben

    Administrative Handlungen werden mit der Organisation protokolliert, zu der sie gehören, und Dokument-Downloads im Modul Personen werden einzeln protokolliert. Die Akte, die zeigt, wie das Ersuchen bearbeitet wurde, entsteht also nebenbei, statt hinterher zusammengestellt werden zu müssen.

Welcher Tarif dafür nötig ist

Der Betroffenen-Export je Person gehört zum Modul Personen im Business-Tarif. Der Export der gesamten Organisation, das Audit-Log und die Aufbewahrung je Organisation gibt es ab dem Team-Tarif. In keinem Tarif werden Ihre Daten als Druckmittel festgehalten: Ein Export ist eine Funktion, keine Verhandlung.

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Was das nicht leistet

Hier gesagt, statt nach der Anmeldung entdeckt.

  • Der Export je Person umfasst den Datensatz, den das Modul Personen über diese Person führt. Er ist kein einzelner Knopf, der jede Nachricht einsammelt, die die Person je auf der Plattform geschrieben hat.
  • Ende-zu-Ende-verschlüsselte Räume kann niemand serverseitig herausgeben, auch wir nicht. Muss eine Antwort sie enthalten, muss sie vom eigenen Gerät einer beteiligten Person kommen.
  • Es gibt keinen Compliance-Export in einem Aufsichtsformat wie CSV oder Actiance XML und keine Werkzeuge für E-Discovery. Was es gibt, sind ein vollständiger Datenexport und ein Audit-Log.
  • Enclessa hat keine Datenschutzzertifizierung und hat kein externes Audit beauftragt. Angeboten werden eine veröffentlichte Architektur, ein dokumentiertes Datenmodell und ein Export, den Sie selbst prüfen können.
  • Nichts davon ist Rechtsberatung, und die Nutzung von Enclessa macht eine Organisation mit nichts konform. Enclessa gibt Ihnen die Operationen, die eine Antwort braucht; die Antwort zu schreiben bleibt Ihre Aufgabe.

Wo die Einzelheiten stehen

Fragen

Ein Auskunftsersuchen einer betroffenen Person: häufige Fragen

  • Ja, für ihren Personaldatensatz. Das Modul Personen erzeugt einen Betroffenen-Export, asynchron erstellt, mit Prüfsumme und ablaufendem Download-Link. Daten außerhalb dieses Moduls deckt der Export der gesamten Organisation ab.

  • Der Server kann sie nicht herausgeben, weil er Chiffretext und keine Schlüssel hält. Der Klartext existiert nur auf den eigenen Geräten der Beteiligten, eine Kopie muss also von dort kommen — dieselbe Eigenschaft, die die Verschlüsselung überhaupt wertvoll macht.

  • Ja. Ein vollständiger Organisationsexport liefert, was die Plattform hält, in offenen Formaten, mit einem Manifest, das jede Tabelle und ihre Zeilenzahl nennt, und er kann hochgeladene Dateien einschließen. Er steht jederzeit zur Verfügung, wenn er angefordert wird.

  • Ja, wenn eine Aufbewahrungskategorie oder ein Legal Hold verlangt, dass der Datensatz bleibt. Die Löschung wird dann als Ganzes abgelehnt und nennt die Regel, die sie blockiert hat, statt teilweise zu gelingen und ein unklares Ergebnis zu hinterlassen.

  • Nein. Das kann keine Software. Enclessa wird von einem deutschen Unternehmen in der Europäischen Union gehostet, hat keine Zertifizierung und stellt Export-, Audit- und Aufbewahrungsfunktionen bereit, die ein Compliance-Prozess nutzen kann. Der Prozess bleibt Ihrer.

Verschlüsselte Zusammenarbeit, gehostet in Europa.

Legen Sie in ein paar Minuten einen Workspace an. Er gehört Ihnen, erreichbar unter your-team.enclessa.app, betrieben in der Europäischen Union, mit Ende-zu-Ende-verschlüsselten Direktnachrichten ab der ersten.

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